Największe obawy przy przetargach na odzież medyczną: jak to wygląda po obu stronach

Przetargi w ochronie zdrowia kojarzą się z procedurą, dokumentami i terminami. W praktyce po obu stronach stoją ludzie, którzy mają coś do stracenia. Osoba wybierająca dostawcę odzieży odpowiada za decyzję przed przełożonymi i przed zespołem, a dostawca odpowiada za to, czy kilkaset kompletów naprawdę sprawdzi się na dyżurze.

Spis treści

1. Obawy zamawiającego: decyzja, z której rozlicza zespół
2. Ocena przychodzi z oddziału, nie z protokołu
3. Obawy dostawcy: o tym mówi się rzadziej
4. Jak zmniejszyć ryzyko przed podpisaniem umowy
5. Czego oczekujemy od placówki
6. Najczęściej zadawane pytania
7. Przetarg to współpraca, nie walka

W tym wpisie opisujemy obawy obu stron, tak jak widzimy je w Blanco Med, i to, co pomaga je zmniejszyć, zanim umowa zostanie podpisana.

Obawy zamawiającego: decyzja, z której rozlicza zespół

Osoba odpowiedzialna za zakup odzieży medycznej zwykle działa pod presją czasu i budżetu, a efekt jej decyzji widać codziennie na oddziale. Najczęściej słyszymy o czterech ryzykach:

• niedotrzymanie terminu dostawy
• słaba jakość tkaniny, która po kilku praniach traci kolor lub kształt
• nietrafione rozmiary i konieczność wymian
• brak powtarzalności przy kolejnych dostawach

Wiele osób trafia do nas po złych doświadczeniach z wcześniejszymi dostawcami. To zrozumiałe, że zaufanie trzeba wtedy budować od nowa, a nie oczekiwać go na starcie.

Ocena przychodzi z oddziału, nie z protokołu

Zamówienie odzieży nie jest oceniane tylko w dokumentach. Ocenia je personel, który pracuje w tych ubraniach po kilka lub kilkanaście godzin, w ruchu i pod presją. Przy dużym zamówieniu jedna decyzja dotyczy kilkudziesięciu, ponad stu, a czasem kilkuset osób.

200 kompletów to 200 opinii

Dlatego dla nas najlepszym sygnałem udanej realizacji nie jest podpisany protokół odbioru. Jest nim moment, w którym zespół mówi, że odzież jest wygodna, i pyta, czy może dokupić kolejne komplety. Wtedy osoba odpowiedzialna za zamówienie wie, że podjęła dobrą decyzję. Przykład takiej realizacji opisaliśmy w tekście o 212 kompletach wykonanych w 9 dni roboczych.

Obawy dostawcy: o tym mówi się rzadziej

Dostawca też ponosi ryzyko. Po naszej stronie najwięcej problemów powodują sytuacje, w których brakuje danych potrzebnych do szycia:

• specyfikacja bez parametrów tkaniny, kroju lub rozmiarówki
• rozmiary zebrane na oko, bez przymiarki
• zmiany zakresu zamówienia w trakcie realizacji
• lista imion do haftu przepisywana ręcznie, z błędami
• termin dostawy ustalony bez uwzględnienia personalizacji

Każdy z tych punktów może zamienić dobrą współpracę w spór o reklamacje. Dlatego zależy nam na tym, żeby wszystko było jasne, zanim zaczniemy kroić tkaninę. Więcej o tym, na co zwrócić uwagę przy wyborze wykonawcy, piszemy w poradniku jak wybrać dostawcę odzieży w przetargu.

Jak zmniejszyć ryzyko przed podpisaniem umowy

Najważniejsze dzieje się przed startem produkcji. W Blanco Med ten etap wygląda tak:

1. Omawiamy cały proces krok po kroku i pokazujemy, jak wygląda produkcja w naszej szwalni.
2. Ustalamy realne terminy, z uwzględnieniem haftu i ewentualnych poprawek.
3. Udostępniamy próbki tkanin i kolorów oraz zestawy przymiarowe, w zakresie, na jaki pozwala specyfikacja danego postępowania.
4. Przygotowujemy próbny haft logo do akceptacji.
5. Doprecyzowujemy zakres zamówienia, żeby nie było niedomówień typu „zobaczymy w trakcie”.

Personel może wtedy sprawdzić materiał i krój, zanim zapadnie decyzja. To zmienia rozmowę z deklaracji na konkret.

Czego oczekujemy od placówki

Zaufanie działa w dwie strony. Żeby zamówienie dało się dobrze zrealizować, potrzebujemy od placówki:

• pełnej specyfikacji zamówienia
• rzetelnego pomiaru zespołu lub przymiarki na zestawach
• akceptacji próbnego haftu
• listy imion i funkcji skopiowanej z arkusza, a nie przepisanej
• jednej osoby do kontaktu po stronie placówki

Najlepiej współpracuje się z zespołami, które wiedzą, czego potrzebują, i są gotowe przejść przez ten proces razem z nami. Jeśli projekt nie ma szans się udać, wolimy powiedzieć to wprost na początku, niż obiecywać rzeczy, których nie jesteśmy pewni.

Najczęściej zadawane pytania

Czego najbardziej obawiają się szpitale przy przetargach na odzież medyczną?

Najczęściej obawiają się tego, że zwycięska oferta okaże się niewygodna, nietrwała albo źle dopasowana do personelu. Do tego dochodzi ryzyko opóźnień w dostawie i trudnego kontaktu z dostawcą po podpisaniu umowy. Dlatego coraz więcej placówek ocenia nie tylko cenę, ale też jakość tkaniny, możliwość przetestowania odzieży i doświadczenie wykonawcy.

Czy można przetestować odzież medyczną przed rozstrzygnięciem przetargu?

Tak, wielu producentów udostępnia próbki lub zestawy przymiarowe, które pozwalają sprawdzić krój, rozmiary i tkaninę jeszcze przed decyzją. Blanco Med oferuje zestawy przymiarowe właśnie po to, by personel mógł ocenić komfort w praktyce. Szczegóły udostępniania próbek w danym postępowaniu zależą od zapisów specyfikacji przetargowej.

Jak sprawdzić, czy dostawca odzieży medycznej będzie rzetelnym partnerem?

Najlepiej zapytać o realne terminy realizacji, sposób obsługi reklamacji i możliwość dodatkowych zamówień w trakcie umowy. Warto też sprawdzić, czy dostawca jest producentem, czy pośrednikiem, bo własna szwalnia ułatwia kontrolę jakości i poprawki. Przejrzysta komunikacja przed podpisaniem umowy zwykle dobrze zapowiada współpracę po jej zawarciu.

Przetarg to współpraca, nie walka

Traktowanie przetargu jak gry, którą trzeba wygrać kosztem drugiej strony, zwykle kończy się problemem przy odbiorze. Dobrze przeprowadzone postępowanie to wybór rozwiązania, które działa w codziennej pracy całego zespołu, a nie tylko najniższej ceny. O tym, dlaczego najtańsza oferta coraz rzadziej się opłaca, piszemy w tekście Szpital 2026: koniec ery najtańszej odzieży medycznej.

Jeśli przygotowują Państwo postępowanie lub zamówienie dla zespołu, chętnie pokażemy próbki i omówimy proces. Zapraszamy do oferty dla zespołów lub do kontaktu.

Przeczytaj także

• Szpital 2026, nowy standard jakości w odzieży medycznej
• Szpital publiczny a odzież medyczna premium: czy to się opłaca?
• Opiekun medyczny w szpitalu, jaka odzież medyczna sprawdzi się najlepiej?

Odzież medyczna dla całego zespołu

Szukasz jednolitej odzieży dla swojej placówki? Blanco Med szyje w Polsce komplety, bluzy, spodnie i fartuchy medyczne dla szpitali, przychodni, gabinetów i laboratoriów. Oferujemy haft logo, zestawy przymiarowe i realizację do 15 dni. Sprawdź ofertę dla zespołów lub napisz do nas po wycenę.